「バックオフィスDX」実践の秘訣は“小さな成功体験”を積み上げること

「いい会社は、バックオフィスが強い」と語るのは、「マネーフォワード クラウド給与」をはじめ、バックオフィス業務の効率化を一手に担うSaaS（ソフトウエア・アズ・ア・サービス）を提供するマネーフォワードの福原岳史さんです。

「バックオフィス業務を効率化できたからといって、人員削減につなげるべきではありません。効率化によって空いた時間ができたら、従業員が働きやすい環境をどのように構築するのか、より良い企業をつくり上げるための時間に充てていただきたいんです」と福原氏は強調します。

ただ、実際のバックオフィス部門は業務の重要度が高く、作業量も圧倒的に多いのが一般的です。センシティブな情報を取り扱うためミスも許されません。結果、業務が属人化して、簡単に引継ぎできなかったり、シンプルな運用フローの構築が難しい場面が多発しがちです。

さらにコロナ禍を経て、多くの企業でテレワークを進めているものの、人事や労務などのバックオフィス部門はデジタル化が進まず、職場への出社を余儀なくされている例も少なくないでしょう。紙での運用が多く残る実態からも、機密情報を持ち出すことができず、外部からのアクセスに制限があることなどが、その理由として挙げらます。

「マネジメント層や担当者の皆さんと話していても、ペーパーレス化やDX(デジタルトランスフォーメーション）の重要性は、既に理解されています。それでも、どこから手をつけてよいのか分からない企業や担当者が、まだまだ多いのではないでしょうか」と、福原さんは国内企業のバックオフィス部門が直面する課題に言及します。

では、「どこから手をつけてよいのか分からない」という企業の悩みに対して、マネーフォワードではどのようなアドバイスやサポートを行っているのでしょうか。同社では現在、中小企業からエンタープライズまで、企業規模や業種を問わず多くの顧客を抱えています。そうした多種多様な顧客のファーストステップとして、よく提案するのが「目先業務のペーパーレス化」だといいます。

「バックオフィス業務のデジタル化でも、社員全員が新しいクラウドシステムを使う必要がある場合だと、社内全体に影響が及ぶため、各方面への調整が欠かせません。しかし、例えば給与計算であれば、担当者ベースで話が進められるため、影響する範囲が小さく、スモールスタートが可能です」（福原さん）。

いきなり全社レベル、バックオフィス全体のDXを推し進めるのは、様々な場面でハードルが高くなりがちです。まずはペーパーレス化に取り組みやすい、目先の業務からデジタル化を始めて、小さくても成功体験を積み重ねることをお勧めします。そうすることで、次のステップにつなげやすくなるはずです。

もちろん一大プロジェクトを組んで、バックオフィス部門全体のDXを進めようとする企業もあるでしょう。大きなプロジェクトとして変革を進める場合、これまでの運用を変えることに、社内からの反発が強く、デジタル化がうまく進展しないことも少なくありません。

こうした点については、これまで数多くのクラウド導入を主導してきた福原氏は、「あるお客様では、“影響力の強い”社員の方にまずは利用してもらい、デジタル化の利便性を実感してもらってから、社内に浸透させた例も 」と明かします。