「従業員の幸せや社会貢献を追求しながら、収益もあげられる会社にしたい」そうお話しするのは管理本部 本部長の岩﨑さん。SmartHR導入の背景や効果について、岩﨑さんと人事総務部の山本さんにお話を伺いました。
※当記事はSmartHRのWebサイトに掲載され記事を転載しております。
店舗拡大に伴う従業員の増加により、ペーパーレス化が急務に
―SmartHR導入の背景について教えてください。
山本さん：年末調整をずっと1人で紙運用していたのですが、400人以上の紙の配布や回収の手間が大きく、「そろそろ人力では難しい」と感じていました。2021年4月からの1年間で34店舗増え、入退社手続きの業務も煩雑化していたのも課題でした。
岩﨑さん：人事部の課題はいろいろありますが、どの課題を解決するにも「人的なリソース」が足りない状況だったんです。まずはそのリソースを確保するために年末調整や入退社手続きの紙運用を電子化すべきだと考えました。
―導入の決め手は何でしょうか？
岩﨑さん：2〜3社比較検討したなかで、SmartHRの操作画面が一番見やすく使いやすかったことです。
山本さん：「ここにこういうボタンがあるだろう」と想像したところにきちんとボタンがあり、感覚的に操作しやすいですよね。他社のサービスも操作して試しましたが、色味も目に優しく、画面が見やすいです。
岩﨑さん：こういう管理部門が使うシステムってとっつきにくい物が多い印象がありました。SmartHRはボタンがわかりやすく配置されていて操作しやすいです。
また、営業担当の対応も誠実でした。こちらが検討する時間を大事にしてくれたり、必要な資料もこまめに提供してくれたりしたのが好印象です。
―実務担当を増やすのではなく、システムを導入しようと思った理由はありますか？
岩﨑さん：店舗の拡大戦略をとっていますので、店舗や人はこれからも増えます。そのたびに管理部側の人員も増やしていてはキリがありません。人を増やさなくても対応できるように、「仕組み」で解決すべきだと思います。
元々このようなシステム導入の予算は設けていなかったのですが、単年度で回収できる試算ができましたし、「未来のための投資」という意味も含めて導入しようと判断しました。
段階的に導入を進め、1人1台パソコンがなくともトラブルなく浸透
―80を超える店舗があるなか、現場との連携はうまく進みましたか？
山本さん：はい。入社者が決まったら人事総務部に内定者のメールアドレスを連絡してもらうようにしています。そこから先の手続きは私で担当していますので、業務フローもスッキリしました。
人事総務部から現場マネージャーや従業員への案内は、各店舗にあるパソコンで閲覧できるようになっています。案内を確認したら、必要に応じて各自のパソコンやスマートフォンで対応してもらっています。とくに大きなトラブルもなく、皆さん操作できているようです。
―とくに工夫したことはありますか？
山本さん：とにかくこまめに案内するよう心がけました。まずは入退社手続きなどの業務フローを理解してもらい段階的に進めたことで、その後の年末調整も混乱なく進められたのではないでしょうか。
約2,000枚を削減。従業員情報の一元化が進み、テレワークも可能に
―SmartHR導入後の変化について教えてください。
山本さん：年末調整の準備期間は、これまでと比較して約5営業日短縮されました。紙を配布する準備にかかっていた時間がまるっとなくなりましたね。
これまで、年末調整シーズンはそれ以外の業務をストップせねばなりませんでしたが、今は通常の入社者対応の業務もこなしながらとりかかれています。紙で運用していたらきっと他の業務と並行するのは難しかったですね。パソコン1台で進められますし、かなり楽になりました。
岩﨑さん：年末調整を入力する側としての感想ですが、非常に簡単でしたね。「はい・いいえ」で進み、必要に応じて情報を入力していけば終わりますし、何を入力すればいいかもわかりやすい。非常に親切なシステムだと思います。
―入退社手続きはどう変わりましたか？
山本さん：約2,000枚の書類を削減できました。店舗と本部、店舗と入社者の書類のやりとりがなくなりましたので、現場の負担も削減できたのではないでしょうか。
岩﨑さん：紙が削減できたのは大きな変化ですが、そのほかに感じたことが2つあります。1つ目が手続きのオンライン化が進むことで、テレワークが可能になりました。紙で運用していたら実現できなかったことです。SmartHRに情報が溜まりますので、パソコンがあれば業務を進められます。
2つ目は、何か課題があったときにSmartHRで「効率的に解決する方法がないか」を考える意識がでてきたことですね。
―それは嬉しいです。SmartHRには、従業員のどのような情報が蓄積されているのでしょうか。
山本さん：主に住所変更や氏名変更など、従業員に関わる情報はほとんどSmartHRに蓄積されています。従業員の身上変更手続きも紙の申請からオンライン申請に変わり、紙の削減だけでなく、変更にかかる手間が削減されています。
最近では、インフルエンザ予防接種にかかる費用補助のために、受けた病院名、かかった費用と領収書の写真をSmartHR上で申請してもらうこともありました。
従業員の幸せや社会貢献を追求しながら、収益もあげられる会社に
―今後取り組みたいことを教えてください。
山本さん：申請・承認機能は多段階承認に対応しているので、さらに活用できないか検討しています。現場の方が楽になることで、店舗業務にさらに集中できるようになるといいですね。結果、顧客満足や売上につながれば、会社にとってもプラスだと思います。
岩﨑さん：従業員の幸せや社会貢献を追求しながら、収益もあげられる会社にしたいですね。業務効率化の点ではSmartHRに非常に助けてもらっていますが、1人あたりの生産性を高めるためにまだまだできることはあります。
弊社は18時半以降メール禁止で、テレワークも推進しています。入社時に有給休暇を付与するなど、働きやすい環境づくりにはかなり力を入れています。
会社にとって一番大切なのは従業員です。従業員のエンゲージメントを高め、やりがいをもってイキイキと働いてもらうことが、これからの経営に求められているのではないでしょうか。
事業拡大しながら働きやすさも追求するために、引き続きSmartHRがご支援できればと思います。本日は貴重なお話をありがとうございました！
